Coconstruire

Les outils de contractualisation

Les réunions de cadrage

Les réunions de cadrage sont préalables à la mise en place du projet. Elles doivent permettre de déterminer :

• les objectifs ;
• les bénéficiaires ;
• les partenaires ;
• le calendrier ;
• les moyens humains et financiers ;
• le budget ;
• les actions à mener ;
• le rôle de chacun·e ;
• la logistique (lieux, matériels, autorisations nécessaires...) ;
• les outils d’information et de communication en direction des bénéficiaires et vers l'extérieur ;
• les modalités de la contractualisation ;
• les modalités de valorisation et de diffusion de l'action envisagée afin de prendre en compte les autorisations administratives (se reporter à la rubrique Valoriser).

Il est judicieux d’associer aux réunions de préparation, autant que possible, les bénéficiaires et leurs proches.

Certains projets nécessitent, au-delà d’une solide coconstruction et d’une bonne circulation de l’information, une réelle coordination et un accompagnement à chaque étape. Par exemple, pour une résidence, la partie immersion nécessite un important travail pour permettre la circulation de l’auteur ou l'autrice dans différents lieux, établir son planning, veiller à ce qu’il ou elle soit attendu·e et identifié·e par tout le monde. Autant d’étapes qu’il convient de préparer dès les réunions de cadrage. 

Les conventions

Quels que soient les points sur lesquels porte le partenariat, ponctuel ou pérenne, il est recommandé de contractualiser par une convention.

• Cette dernière engage les différentes parties.
• Elle définit précisément les rôles de chaque partenaire dans le financement et la mise en œuvre des actions envisagées.
• Elle prévoit des objectifs et une organisation claire.

Lorsque le projet est déjà installé depuis plusieurs années et bien intégré à la vie de la structure, la convention permet de prendre en compte l’évolution de l’offre.

Lorsque le projet est plus ponctuel, la convention le formalise en l’intégrant à la politique culturelle de l’établissement ou du service, ainsi qu’au programme d’actions soutenu dans le cadre du partenariat culture-justice. Elle permet de transformer l’engagement personnel d’un porteur ou d’une porteuse de projet isolé·e en un partenariat pérenne. 

Voir des exemples et des modèles de convention. 

La coconstruction, entérinée par une convention, facilitera la mobilisation de subventions institutionnelles et d’autres financements disponibles, tels que les appels à projets culture-justice et l’aide au développement de la lecture auprès des publics spécifiques du Centre national du livre (CNL), qui encourage vivement ce type de projets. 

Avec l'établissement ou le service

Les rôles, missions et périmètres des associations auprès des établissements et services du ministère de la Justice varient d’un territoire à l’autre et au cours du temps sur un même territoire.

Dans un souci de lisibilité et de complémentarité des actions sur le territoire, les relations contractuelles de long terme entre associations et établissements ou services (relatives à la coordination d’activités, la gestion d’une bibliothèque, le conseil et l’expertise…) seront formalisées par des conventions pluriannuelles de partenariat. Celles-ci définissent les rôles, les missions et les périmètres d’intervention de chacun. 

Il est important, dans ce cadre, de définir clairement les engagements de votre association.

Le milieu ouvert et la protection judiciaire de la jeunesse sont moins connus que le milieu pénitentiaire fermé. Il est donc particulièrement intéressant de construire un partenariat avec ces structures, tout comme avec les établissements et services en milieu rural, moins sollicités.

Avec les bibliothèques de lecture publique

Les bibliothèques de lecture publique doivent, dans leurs missions fondamentales, desservir tous les publics et, par là même, développer des actions hors les murs. Un partenariat  avec une bibliothèque de lecture publique permet de s’appuyer sur leurs ressources pour consolider ou enrichir l’offre de lecture auprès des PPSMJ, grâce à l’accompagnement et aux conseils d’un personnel qualifié concernant :

• l’aménagement et le fonctionnement technique des bibliothèques ou des espaces de lecture ;
• l’équipement : informatisation, équipement physique des documents (code-barres, puces électroniques, protection, etc.) ;
• le choix et la gestion des collections : constitution du fonds, organisation des collections, listes d’acquisition, modalités de prêt ;
• le montage de dossiers de demande de subvention au Centre national du livre (CNL) ;
• les animations et l’action culturelle ;
• la formation de l’équipe salariée et bénévole.

En milieu fermé, ce partenariat est nécessaire pour :

• accompagner le travail des personnes chargées de l’offre de lecture (détenu·e auxiliaire bibliothécaire, bénévoles, etc.) ;
• permettre aux PPSMJ de bénéficier d’un véritable service public de la lecture ;
• inscrire les bibliothèques ou les espaces de lecture de l’établissement dans le réseau de lecture publique du territoire ;
• faciliter les liens vers l’extérieur (permissions de sortir à la bibliothèque, etc.) et l’ancrage territorial des PPSMJ.

Un partenariat avec une bibliothèque de lecture publique est un critère qui peut être décisif pour bénéficier d’une aide au développement de la lecture auprès des publics spécifiques de la part du CNL (qui peut financer jusqu’à 70 % du projet). 

Avec les collectivités territoriales

Au-delà du partenariat portant spécifiquement sur la gestion de la bibliothèque de l’établissement ou du service, les projets livre et lecture peuvent s’inscrire dans une démarche de contractualisation avec les collectivités territoriales dans des dispositifs plus larges, à l’intersection de plusieurs politiques publiques : 

• dans le cadre d’un contrat territoire-lecture (CTL) ou d’un contrat départemental lecture, qui permet entre autres d’accompagner et de structurer des actions dans ou hors les murs destinées aux “publics éloignés du livre” ;
• dans le cadre d’un contrat territorial d'éducation artistique et culturelle (CTEAC). Les CTEAC sont portés par les directions régionales des affaires culturelles (DRAC)  à l’échelle communale ou intercommunale (les politiques territoriales de l’éducation artistique et culturelle sont expliquées sur le site du Ministère de la Culture) ;
• dans le cadre de projets culturels de territoire, qui permettent de mobiliser l’ensemble des acteurs et actrices de ce même territoire autour de projets intersectoriels (éducatifs, sociaux, artistiques, culturels). 

Voir le guide des projets culturels de territoire proposé par l’association Mayenne Culture.

Avec l'ensemble des partenaires

Plusieurs projets culturels organisés sur l’ensemble du territoire, dont les manifestations et les prix littéraires, ont vocation à s’adresser aux publics empêchés ou éloignés, dont les PPSMJ. Les structures qui portent ces projets sont demandeuses de partenaires avec lesquels collaborer et de financements complémentaires pour développer leurs actions en direction de ces publics. Dans ces projets multipartenariaux, la coconstruction du budget est en effet particulièrement importante. Il convient de l’anticiper dès la phase d’élaboration du projet.

Pour faciliter la construction du projet, il est possible d’utiliser les dossiers d’appel à projets du CNL comme guide méthodologique. En effet, les dossiers du CNL sont conçus de manière à vérifier que le projet soit bien construit : objectifs, partenaires, respect de la chaîne du livre, rémunération des auteurs et autrices, etc. Ces dossiers permettent également de calculer le coût total que représente le projet.

Se reporter à la rubrique Financer de ce guide.