Coconstruire

Les outils de contractualisation

Selon votre degré d'implication dans le projet, vous pourrez être amené·e à participer à l’élaboration de la convention et aux réunions de cadrage. Cette participation vous permettra d’être identifié·e par les personnels de l’établissement et de pouvoir anticiper avec eux toutes les contraintes techniques liées au projet (accueil dans l’établissement, circulation, planning). 

Les réunions de cadrage

Les réunions de cadrage doivent permettre de déterminer :

• les objectifs ;
• les bénéficiaires ;
• les partenaires ;
• le calendrier ;
• les moyens humains et financiers ;
• le budget ;
• les actions à mener ;
• le rôle de chacun·e ;
• la logistique (lieux, matériels, autorisations nécessaires...) ;
• les outils d’information et de communication en direction des bénéficiaires et vers l'extérieur ;
• les modalités de la contractualisation ;
• les modalités de valorisation et de diffusion de l'action envisagée afin de prendre en compte les autorisations administratives (se reporter à la rubrique Valoriser).

Il est primordial de toujours se demander pour qui et pourquoi monter ce projet.

Il est judicieux d’associer aux réunions de préparation, autant que possible, les bénéficiaires et leurs proches.

Certains projets nécessitent, au-delà d’une solide coconstruction et d’une bonne circulation de l’information, une réelle coordination et un accompagnement à chaque étape. Les réunions de cadrage permettent d’identifier plusieurs interlocuteurs, interlocutrices et référent·es pour le projet.

Les conventions

Quels que soient les points sur lesquels porte le partenariat, ponctuel ou pérenne, il est recommandé de contractualiser par une convention :

• Cette dernière engage les différentes parties. 
• Elle définit précisément les rôles de chaque partenaire dans le financement et la mise en œuvre des actions envisagées.
• Elle prévoit des objectifs et une organisation claire.

Voir des exemples et des modèles de convention.

La coconstruction, entérinée par une convention, facilitera la mobilisation de subventions institutionnelles et d’autres financements disponibles, tels que les appels à projets culture-justice et l’aide au développement de la lecture auprès des publics spécifiques du Centre national du livre (CNL), qui encourage vivement ce type de projets. 

Avec l'ensemble des partenaires

Plusieurs projets culturels organisés sur l’ensemble du territoire, dont les manifestations et les prix littéraires, ont vocation à s’adresser aux publics empêchés ou éloignés, dont les PPSMJ. Les structures qui portent ces projets sont demandeuses de partenaires avec lesquels collaborer et de financements complémentaires pour développer leurs actions en direction de ces publics. Dans ces projets multipartenariaux, la coconstruction du budget est en effet particulièrement importante. Il convient de l’anticiper dès la phase d’élaboration du projet.

Pour faciliter la construction du projet, il est possible d’utiliser les dossiers d’appel à projets du CNL comme guide méthodologique. En effet, les dossiers du CNL sont conçus de manière à vérifier que le projet soit bien construit : objectifs, partenaires, respect de la chaîne du livre, rémunération des auteurs et autrices, etc. Ces dossiers permettent également de calculer le coût total que représente le projet.

Se reporter à la rubrique Financer de ce guide.